Introducción
En un mundo ideal tendríamos tiempo para hacer nuestro mejor trabajo.
En la realidad estamos constantemente interrumpidos, y nuestro trabajo se desarrolla en períodos cortos, a menudo cuando estamos muy cansados para ser productivos.
Sin embargo, no estamos condenados a trabajar más para producir menos. Existen procesos antifrágiles que resisten e incluso se benefician de las interrupciones.
Los distractores y las interrupciones son una bendición disfrazada si logramos entender y adoptar unos simples principios:
tareas atómicas,
un proceso desacoplado,
y un trabajo en progreso siempre visible.
Veamos de que se trata en la práctica.
Un proceso a prueba de interrupciones
Las interrupciones nos dificultan entrar o mantener un estado de flujo (flow), donde somos los más productivos, haciendo que perdamos tiempo y energía.
Los minimalistas digitales como Cal Newport, Adam Alter, Jake Knapp y John Zeratsky ofrecen consejos para evitar distracciones y tener tiempos largos de concentración.
Tiago Forte ofrece una solución práctica y opuesta: implementar hábitos y rutinas de trabajo a prueba de interrupciones. Así el obstáculo se convierte en el camino.
Necesitamos un proceso de trabajo que se pueda interrumpir y retomar fácilmente, como usar un marcador de página en un libro.
¿Qué hace a un proceso de trabajo a prueba de interrupciones?
Para entenderlo tomaremos como ejemplo el proceso de gestión del conocimiento de Tiago Forte que consta de 4 pasos:
CODE = Capturar, Organizar, Destilar, Expresar.
Capturar ideas para no olvidarlas.
Organizarlas para facilitar su búsqueda.
Destilarlas para facilitar su comprensión.
Expresarlas de manera creativa.
Este proceso no es original, pero es resistente a interrupciones dado que:
Las ideas que se ingresan en este flujo son fácilmente accesibles y comprensibles.
Las actividades requeridas para moverlas entre etapas son pequeñas, para no perder el trabajo al ser interrumpido.
Esas actividades están desacopladas y siguen una progresión lógica. Una idea puede producir valor sin haber completado el flujo completo.
Trabajo en progreso visible
Para tener un trabajo en progreso fácilmente accesible, necesitamos primero capturar las ideas y luego organizarlas en un lugar fácil de encontrar utilizando sistemas de carpetas y tags.
Sin embargo, a medida que vamos acumulando más información, puede ser difícil comprender rápidamente el contenido de cada nota.
Por eso es importante resumir el conocimiento para hacerlo fácilmente comprensible y utilizable.
Con este conocimiento destilado, podemos utilizarlo para crear nuevas perspectivas, expresar nuestra creatividad y cumplir con nuestras metas y proyectos.
Si el trabajo en progreso es fácil de encontrar y entender, entonces se puede retomar en cualquier momento.
Actividades atómicas
Hay varias formas de capturar, organizar y resumir información para hacerla más accesible y comprensible. Algunas requieren más tiempo y esfuerzo que otras.
Al tomar una nota de una lectura, muchos autores recomiendan reformular las ideas leídas en nuestras propias palabras para mejorar la comprensión y la memoria. Tiago Forte, sugiere simplemente subrayar los pasajes que resuenen con nosotros.
Al organizar nuestras notas, podemos crear un sistema sofisticado de carpetas y hashtags o simplemente colocar la nota en la carpeta correspondiente según cuándo pensamos utilizarla.
Para resumir un libro, podemos resumir el libro completo, dividir el resumen en conceptos, reformular cada concepto en nuestras propias palabras y agregar una cita que ilustre el concepto, o podemos utilizar la técnica del resumen progresivo, destacando los pasajes más relevantes y poniendo en negrita palabras claves dentro de esos pasajes. De esa forma se tiene una buena idea del contenido solo leyendo las palabras destacadas y en negrita - y sin tanto trabajo.
Lo que hace que sea fácil retomar nuestro trabajo después de alguna interrupción es que el proceso está dividido en actividades atómicas de baja fricción, lo que significa que requiere menos esfuerzo y es más fácil de adoptar.
Las actividades en nuestro proceso de trabajo deben ser las más fáciles y rápidas de realizar, no necesariamente las más avanzadas o sofisticadas.
Actividades desacopladas
Para entenderlo mejor, podemos ver el proceso de trabajo como un conjunto de actividades individuales, cada una de las cuales contribuye a la creación de valor. Cuanto más sencillas sean estas actividades, más fácil será para nosotros realizarlas y más valor se generará.
Por ejemplo, apuntar una idea en una aplicación de notas solo toma un minuto, pero esa acción ya genera valor por sí sola: evita que olvidemos la idea.
Guardar información en una carpeta o agregar etiquetas también lleva poco tiempo y contribuye a la facilidad con la que podremos encontrar esa información cuando la necesitemos.
Resumir una nota a su idea principal puede tomar más tiempo, (o no si usamos algún chat inteligente para hacerlo automáticamente) pero también genera valor al hacer más sencilla la comprensión y reutilización del contenido en el futuro.
A medida que realizamos estas actividades sencillas, el proceso acumula valor. En este sentido, el valor emerge del proceso en lugar de estar contenido en el producto final.
Esto hace que sea mucho más fácil interrumpir el proceso en cualquier momento y retomarlo posteriormente, ya que cada actividad es independiente y no requiere de mucho esfuerzo para llevarla a cabo.
Conclusión
En conclusión, la clave para transformar el obstáculo de las interrupciones en una oportunidad, es tener un proceso de trabajo que sea a prueba de interrupciones. Y ese proceso se caracteriza por:
Trabajo en progreso visible: fácil de encontrar y entender
Actividades atómicas
Actividades desacopladas.
Ya sea que podamos dedicar al trabajo gran parte de nuestro día, o solo contengamos con poco tiempo, ese proceso nos permitirá volvernos cada vez más productivos.
Referencias
Building a second brain: A proven method to organize your digital life and unlock your creative potential - Tiago Forte - 2022
Just-In-Time PM #9: Placeholders - Tiago Forte - 2018
Irresistible: The rise of addictive technology and the business of keeping us hooked - Adam L. Alter - 2017
Deep work: Rules for focused success in a distracted world - Cal Newport - 2016
Make time: How to focus on what matters every day - Jake Knapp, John Zeratsky - 2018
Antifragile: Things that gain from disorder - Nassim Nicholas Taleb - 2014